Đăng Ký Sử Dụng Chứng Từ Điện Tử Khấu Trừ Thuế TNCN

dang-ky-chung-tu-khau-tru-thue-tncn

Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quy trình bắt buộc đối với các doanh nghiệp, tổ chức cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN. Việc chuyển đổi từ hình thức chứng từ giấy sang chứng từ điện tử nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm chi phí vận hành và tăng tính minh bạch, hiệu quả trong quản lý thuế. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về quy trình đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành.

Đăng ký chứng từ khấu trừ thuế tncn

Khái niệm khấu trừ thuế TNCN

Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là việc người trả thu nhập khấu trừ số tiền thuế TNCN phải nộp từ khoản thu nhập của người lao động trước khi chi trả thu nhập còn lại cho người lao động. Đây là trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người lao động theo quy định của pháp luật về thuế.

Ví dụ: Công ty X có nhân viên A với thu nhập hàng tháng là 20 triệu đồng. Theo quy định, công ty X (người trả thu nhập) phải khấu trừ một khoản tiền tương ứng với số thuế TNCN mà nhân viên A phải nộp trước khi chi trả phần thu nhập còn lại cho nhân viên A.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu ghi nhận việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người nộp thuế. Chứng từ này được lập bởi tổ chức, cá nhân trả thu nhập và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể dưới dạng giấy hoặc điện tử.

Đăng ký khấu trừ thuế tncn

Đối tượng phải đăng ký

Theo quy định, tất cả các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN đều phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN. Điều này bao gồm:

  • Doanh nghiệp
  • Tổ chức kinh tế
  • Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập
  • Cá nhân kinh doanh
  • Các tổ chức, cá nhân khác có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN

Thời điểm đăng ký

Từ ngày 01/07/2022, tất cả các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử. Do đó, thời điểm đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN là trước ngày 01/07/2022.

Tính năng Đăng ký chứng từ khấu trừ thuế tncn

Lợi ích của chứng từ điện tử

Sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN mang lại nhiều lợi ích cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế:

  • Đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm chi phí in ấn, vận chuyển
  • Tăng tính minh bạch, truy xuất được nguồn gốc chứng từ
  • Thuận tiện trong lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin
  • Giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng chứng từ giấy
  • Thân thiện với môi trường, tiết kiệm giấy và chi phí liên quan

Tính năng của chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN được xây dựng và sử dụng trên nền tảng công nghệ thông tin, có các tính năng chính như:

  • Chứng thực chữ ký số của người trả thu nhập
  • Mã hóa, bảo mật thông tin
  • Kết nối, trao đổi dữ liệu với cơ quan thuế
  • Lưu trữ và truy xuất thông tin nhanh chóng
  • Quản lý, theo dõi quá trình khấu trừ thuế hiệu quả

Báo giá Đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN  

Tổng quan Đăng ký chứng từ khấu trừ thuế tncn

Khái quát về quy trình đăng ký

Quy trình đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN bao gồm các bước chính như:

  1. Chuẩn bị hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu
  2. Xây dựng phần mềm quản lý chứng từ điện tử
  3. Đăng ký với cơ quan thuế về việc sử dụng chứng từ điện tử
  4. Triển khai áp dụng chứng từ điện tử trong thực tế

Các bên liên quan

Quy trình đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN liên quan đến các bên chính sau:

  • Tổ chức, cá nhân trả thu nhập (khấu trừ thuế TNCN)
  • Cơ quan thuế (tiếp nhận đăng ký, cấp mã chứng từ điện tử)
  • Nhà cung cấp phần mềm quản lý chứng từ điện tử (nếu sử dụng)
  • Người lao động (người có thu nhập bị khấu trừ thuế)

Ai sẽ dùng Đăng ký chứng từ khấu trừ thuế tncn

Đối tượng phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN bao gồm tất cả các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân từ các khoản thu nhập trả cho người lao động hay các đối tượng khác.

Doanh nghiệp

Đây là đối tượng phổ biến nhất trong việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Bất kỳ doanh nghiệp nào có nhân viên làm việc theo hợp đồng lao động đều phải khấu trừ thuế TNCN từ thu nhập của nhân viên trước khi chi trả.

Ví dụ: Công ty TNHH ABC có 150 nhân viên, công ty này phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN.

Tổ chức kinh tế

Ngoài doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế khác như hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác… cũng có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN nếu có người lao động làm việc theo hợp đồng lao động.

Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp

Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập có cán bộ, công chức, viên chức làm việc theo chế độ hưởng lương từ ngân sách nhà nước đều phải khấu trừ thuế TNCN từ thu nhập của họ.

Cá nhân kinh doanh

Cá nhân kinh doanh có thuê người lao động làm việc theo hợp đồng lao động cũng có nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN từ thu nhập của người lao động đó.

Các trường hợp khác

Ngoài ra, bất kỳ tổ chức, cá nhân nào có trả các khoản thu nhập chịu thuế TNCN cho người khác như tiền lương, tiền công, tiền thù lao… đều phải khấu trừ thuế TNCN và đăng ký sử dụng chứng từ điện tử.

Đăng ký chứng từ khấu trừ thuế tncn Là gì?

Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN là quy trình mà tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thông báo và được cơ quan thuế chấp thuận việc sử dụng chứng từ điện tử thay cho chứng từ giấy trong việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Khái niệm chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN là tài liệu điện tử ghi nhận việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người nộp thuế, được lập bởi tổ chức, cá nhân trả thu nhập và gửi đến người có thu nhập bị khấu trừ thuế dưới dạng file điện tử.

Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ giấy và được sử dụng thay thế hoàn toàn trong giao dịch điện tử với cơ quan thuế.

Lợi ích của việc đăng ký

Việc đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mang lại nhiều lợi ích như:

  • Đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm chi phí
  • Tăng tính minh bạch, truy xuất nguồn gốc chứng từ
  • Thuận tiện lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin
  • Giảm rủi ro mất mát, hư hỏng chứng từ
  • Thân thiện với môi trường, tiết kiệm giấy và chi phí in ấn

Ở đâu Đăng ký chứng từ khấu trừ thuế tncn

Việc đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được thực hiện tại các Chi cục Thuế quản lý trực tiếp đối với tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế.

Tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp

Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nộp hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ điện tử tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp đơn vị mình.

Ví dụ: Công ty TNHH XYZ đóng tại quận 1, TP.HCM thì sẽ đăng ký tại Chi cục Thuế quận 1.

Qua đường bưu điện

Trong trường hợp không thể nộp trực tiếp, hồ sơ đăng ký có thể gửi qua đường bưu điện đến Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.

Qua cổng thông tin điện tử

Một số địa phương cho phép nộp hồ sơ đăng ký qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại.

Khi nào Đăng ký chứng từ khấu trừ thuế tncn

Theo quy định của Bộ Tài chính, tất cả các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải hoàn tất việc đăng ký sử dụng chứng từ điện tử trước ngày 01/07/2022.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập

Các doanh nghiệp mới thành lập sau ngày 01/07/2022 phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân ngay từ đầu trong quá trình hoạt động.

Thời hạn đăng ký là trước khi có phát sinh trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân lần đầu tiên.

Đối với các trường hợp còn lại

Những đối tượng đã hoạt động trước ngày 01/07/2022 như tổ chức kinh tế, cơ quan nhà nước, cá nhân kinh doanh… phải hoàn tất đăng ký chuyển đổi sang sử dụng chứng từ điện tử trước thời hạn quy định là ngày 01/07/2022.

Hướng dẫn Đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Để đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

  • Đơn đăng ký sử dụng chứng từ điện tử (theo mẫu quy định)
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh
  • Tài liệu chứng minh đã có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu

Các giấy tờ trong hồ sơ phải được đóng dấu treo của đơn vị (nếu có). Đối với hồ sơ nộp qua đường bưu điện thì cần có bản gốc để đối chiếu.

Trình tự đăng ký

Quy trình đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bao gồm các bước sau:

  1. Nộp hồ sơ đăng ký tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp
  2. Cán bộ thuế kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ
  3. Cấp mã số chứng từ điện tử cho tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế
  4. Tổ chức, cá nhân xây dựng phần mềm quản lý chứng từ điện tử
  5. Thông báo với Chi cục Thuế để được kiểm tra, chấp thuận sử dụng
  6. Triển khai áp dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Phần mềm quản lý Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế có thể tự xây dựng phần mềm quản lý chứng từ điện tử hoặc sử dụng sản phẩm của các nhà cung cấp phần mềm. Phần mềm này phải đáp ứng các yêu cầu về định dạng, nội dung thông tin bắt buộc theo quy định.

Ví dụ một số phần mềm phổ biến: HTKK, Misa, FastAccounting…

Triển khai sử dụng chứng từ điện tử

Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế chính thức sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong các giao dịch với người lao động và cơ quan thuế.

Chứng từ điện tử sẽ được gửi đến người lao động dưới dạng file điện tử hoặc qua ứng dụng điện tử thay vì bản giấy như trước đây.

Lưu trữ, quản lý chứng từ điện tử

Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế có trách nhiệm lưu trữ, quản lý chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo đúng quy định về lưu trữ tài liệu điện tử. Thời hạn lưu trữ chứng từ là 10 năm.

5 FAQs Đăng ký chứng từ khấu trừ thuế tncn

1. Doanh nghiệp mới thành lập có phải đăng ký chứng từ điện tử không?

Có, bất kỳ doanh nghiệp mới thành lập nào cũng phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi phát sinh trách nhiệm khấu trừ thuế lần đầu tiên.

Điều này nhằm đảm bảo việc chuyển đổi toàn diện sang sử dụng chứng từ điện tử từ ngày 01/07/2022.

2. Có được sử dụng chứng từ giấy tạm thời không?

Không, sau ngày 01/07/2022 tất cả các tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không được sử dụng chứng từ giấy nữa mà bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử.

Việc sử dụng chứng từ giấy sau thời điểm này sẽ bị coi là vi phạm và có thể bị xử phạt theo quy định.

3. Chi phí đăng ký và sử dụng Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử như thế nào?

Cơ quan thuế không thu bất kỳ khoản lệ phí nào cho việc đăng ký sử dụng chứng từ điện tử. Chi phí chủ yếu sẽ là chi phí xây dựng hoặc thuê phần mềm quản lý chứng từ điện tử.

Tuy nhiên, chi phí này thường thấp hơn nhiều so với chi phí in ấn, vận chuyển chứng từ giấy trước đây.

4. Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như thế nào?

Chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy nếu đáp ứng đầy đủ các quy định về nội dung, định dạng và được xác thực bằng chữ ký số.

Chứng từ điện tử được thừa nhận và sử dụng trong tất cả các giao dịch với cơ quan thuế và các bên liên quan.

5. Trường hợp gặp sự cố với hệ thống chứng từ điện tử thì xử lý ra sao?

Trong trường hợp gặp sự cố với hệ thống chứng từ điện tử, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế cần khắc phục kịp thời và thông báo ngay cho Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.

Nếu không khắc phục kịp thời được, có thể xin phép tạm thời chuyển sang sử dụng chứng từ giấy cho đến khi khắc phục xong sự cố.

Kết luận – Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một quy trình bắt buộc đối với mọi tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân kể từ ngày 01/07/2022. Việc chuyển đổi sang sử dụng chứng từ điện tử sẽ giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý thuế.

Để đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, các bên liên quan cần lưu ý đầy đủ các quy định về hồ sơ, trình tự đăng ký, xây dựng phần mềm quản lý và triển khai sử dụng. Quá trình chuyển đổi cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo việc vận hành thông suốt, tránh gặp phải các sự cố không đáng có.

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, từ đó thực hiện đúng các bước để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế và nâng cao hiệu quả công việc.

Lưu ý cách viết bằng chữ số tiền trên hóa đơn điện tử

cach-viet-tien-tren-hoa-dơn

Những lưu ý cách viết số tiền trên hóa đơn điện tử thế nào.

Cách viết số tiền trên hóa đơn điện tử như thế nào là đúng? Cần lưu ý những gì khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn? Thông tin giải đáp chi tiết sẽ có ngay trong bài viết dưới đây.

Quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tiêu thức tiền trên hóa đơn được viết chính xác, các kế toán DN phải tuân theo Thông tư 26/2015/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài chính.
Cụ thể, trong Thông tư này, Bộ Tài chính đã sửa đổi Điểm k, Khoản 1, Điều 4 trong Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trong đó có đề cập tới tiêu thức chữ số trên hóa đơn.

Theo đó, chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0-9 và người viết hóa đơn được lựa chọn 1 trong 2 cách khi viết tiêu thức số tiền bằng chữ trên hóa đơn bán hàng, dịch vụ như sau:
– Cách thứ nhất: Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ thì phải đặt dấu chấm (.). Đối với chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì phải đặt dấu phẩy (,).
– Cách thứ hai: Người viết hóa đơn dùng dấu phân cách các số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ; đồng thời sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên các chứng từ kế toán.
Cùng với đó, dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi rõ ràng bằng chữ. Nếu trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thù các chữ trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

Những điều cần lưu ý cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn điện tử

Ngoài việc phải nắm được các quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn, các kế toán DN cũng cần phải nắm được các lưu ý cần biết khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn đối với một số trường hợp đặc biệt.

        Trường hợp 1 cách viết số tiền bằng chữ : Chữ số tận cùng là số 1

Trường hợp này, kế toán DN có thể viết theo 02 cách:

  • Cách 1: Viết là “một” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1.
  • Cách 2: Viết là “mốt” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.

       Trường hợp 2 cách viết số tiền bằng chữ : Chữ số tận cùng là số 4

Trường hợp này, kế toán DN có 2 cách viết:

  • Cách 1: Viết là “bốn” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1.
  • Cách 2: Viết là “tư” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.

       Trường hợp 3 cách viết số tiền bằng chữ:  Chữ số tận cùng là số 5

Trường hợp này, kế toán DN cũng sẽ có 2 cách viết:

  • Cách 1: Viết là “lăm” nếu chữ số hàng chục lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 9.
  • Cách 2: Viết là “năm” nếu chữ số hàng chục bằng 0 hoặc được kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” ở phía sau”.

Thực tế, hiện nay rất nhiều kế toán có thói quen khi viết số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hoặc “chẵn” nhằm biểu đạt số tiền tròn. Việc này không cần thiết song nếu viết thì cũng không hoàn toàn không sai, hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ.

Mẹo hạn chế viết sai số tiền trên hóa đơn điện tử

  • Số tiền là một trong những tiêu thức quan trọng, đòi hỏi kế toán phải viết chính xác tuyệt đối trên hóa đơn bởi chỉ cần “sai một li đi một dặm”, kế toán có thể sẽ phải hủy và lập lại hóa đơn mới.
  • Hiện nay, một trong những lỗi sai mà không ít kế toán thường gặp phải khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn đó chính là chính tả, lẫn lộn “l” và “n”. Nguyên nhân chủ yếu là do yếu tố vùng miền, thói quen nói tiếng địa phương dẫn tới viết sai.
    Một trong những mẹo hữu ích để khắc phục hiệu quả lỗi này, hạn chế tối đa viết sai tiêu thức số tiền bằng chữ trên hóa đơn đó là kế toán DN phải đảm bảo mình đọc số đúng. Cách đọc số tự nhiên đúng nhất là đọc từ trái sang phải, đọc từng lớp, mỗi lớp gồm 03 chữ số. Khi đã đọc đúng rồi thì kế toán DN cũng sẽ dễ viết đúng hơn.
    Bên cạnh đó, để viết đúng, kế toán DN cũng cần phải tuân theo các thứ tự như: liệt kê các hàng theo thứ tự từ lớn đến bé, các định giá trị của mỗi hàng rồi viết vào hàng đó các giá trị, viết số theo từng lớp từ trái qua phải, đồng thời viết đúng theo thứ tự hàng, từ cao xuống thấp.
    Ngoài ra, lưu ý rằng, muốn viết đúng số tiền bằng chữ trên hóa đơn, kế toán phải đảm bảo tổng số tiền đã được tính chính xác tuyệt đối.
    Hay để chắc chắn hơn, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử. Là một giải pháp hóa đơn thông minh của thời đại 4.0, không chỉ giúp tối ưu chi phí mà vẫn nâng cao hiệu quả công tác hóa đơn, trong quá trình lập, hệ thống hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ kế toán tự động tính tổng số tiền trên hóa đơn, đảm bảo chính xác tuyệt đối. Nhờ đó, kế toán sẽ hạn chế tối đa được nguy cơ viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn.
    Mọi thắc mắc về cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn sao cho đúng hoặc muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử

    Viettel SInvoice  hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

Hotline hỗ trợ dịch vụ : Ms Hoàn: 0868.246.333
Mail: dangky.dichvu.cntt@gmail.com
Hỗ trợ đăng ký mới chữ ký số Viettel,  gia hạn chữ ký số Viettel, đăng ký chữ ký số  dịch vụ công KBNNchữ ký số BHXH. Đăng ký HDDT-Viettel.

Hóa đơn điện tử Viettel sử dụng chữ ký số Viettel

tra cứu hóa đơn điện tử viettel portal

Căn cứ công văn 2743/TCT-DNL ngày 26/06/2016 của Tổng cục thuế về việc hướng dẫn Tập đoàn viễn thông Quân đội thực hiện hóa đơn điện tử đổi với hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ.

Thực hiện chủ chương của Chính phủ tại thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ tài chính ngày 14/03/2014 về việc hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng Hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Tập đoàn Viettel gửi tới doanh nghiệp sản phẩm Hóa đơn điện tử Viettel với các lợi ích cụ thể và tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Đi đôi với việc sử dụng Hóa đơn điện tử nói chung và Hóa đơn điện tử Viettel nói riêng là sử dụng chữ ký số trong việc phát hành hóa đơn điện tử.

Đối với doanh nghiệp sử dụng chữ ký số của các nhà cung cấp khác Viettel hỗ trợ cập nhật thông tin chữ ký số lên hệ thống hóa đơn đã khởi tạo cho doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp sử dụng chữ ký số Viettel. Viettel CA gửi tới doanh nghiệp 2 phương án cho việc sử dụng hóa đơn điện tử.

  1. Sử dụng token Chữ ký số của doanh nghiệp đang sử dụng để ký và phát hành hóa đơn điện tử.

Việc sử dụng chữ ký số để phát hành hóa đơn sẽ gặp nhiều bất tiện cho doanh nghiệp khi lưu trữ, di chuyển giữa các cá nhân sử dụng dịch vụ trong doanh nghiệp. Nguy cơ sảy ra trường hợp thất lạc chữ ký số mà không có một cá nhân chịu trách nhiệm.

Tuy nhiên việc này sẽ tiết kiệm được cho doanh nghiệp một chút phí đăng ký chữ ký số.

     2. Sử dụng chữ ký số HSM  chuyên dùng ký và phát hành hóa đơn điện tử.

Việc sử dụng loại chữ ký số này để ký và phát hành hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp sẽ rất linh động cho việc phát hành hóa đơn vì nó không phải là thiết bị cầm tay. HSM được tích hợp lên hệ thống hóa đơn. doanh nghiệp ở bất kỳ đâu chỉ cần đăng nhập site sever xuất hóa đơn đăng nhập bởi tài khoản và mật khẩu được cung cấp là sẽ có thể ký và phát hành hóa đơn.

Chi phí thuê chữ ký số HSM cho Hóa đơn điện tử Viettel là 800.000đ/ 01 năm. Viettel miễn phí cho doanh nghiệp sử dụng chữ ký số HSM trong 01 năm đầu tiên sử dụng Hóa đơn điện tử Viettel.

Để đăng ký Chữ ký số Viettel, Hóa đơn điện tử Viettel vui lòng liên hệ 0967 575 6161

Hướng dẫn tra cứu Hóa đơn điện tử trên Webportal

tra cứu hóa đơn điện tử viettel portal

Hướng dẫn sử dụng tra cứu Hóa đơn bán hàng.

Bước 1: Truy cập vào Website: https://www.vietteltelecom.vn

Bước 2: Chọn mục ” Hóa đơn điện tử ” trong danh mục ” Tiện ích “.

tiện ích hóa đơn điện tử

Bước 3: Chọn Tab ” Hóa đơn bán hàng ”  để hiển thị giao diện tra cứu.

hóa đơn điện tử

Bước 4: Khi giao diện ” tra cứu Hóa đơn bán hàng ” hiện lên. Quý khách nhập đầy đủ thông tin để tra cứu hóa đơn.

  • Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn cần tra cứu.
  • Ngày xuất hóa đơn: Ngày xuất hóa đơn.
  • Mã số bí mật: Nhập dãy mã số bí mật ( đăng ký theo tài khoản ).
  • Mã bảo mật: Dãy số ngẫu nhiên bên phải.

tra cứu hóa đơn bán lẻ

hóa đơn bán lẻ

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin trên. Ấn ” Chi tiết “.

hoa don ban le

Bước 5: Sau khi bảng thông tin chi tiết về hóa đơn hiện ra:

  • Quý khách chọn ” Tải hóa đơn gốc (XML) ” để tải hóa đơn điện tử về máy tính.
  • Quý khách chọn ” Tải bản thể hiện PDF ” để tải bản hóa đơn điện tử về máy tính.

Hướng dẫn sử dụng tra cứu Hóa đơn điện tử  trên trang Webportal.

Bước 1: Truy cập trang theo đường dẫn https://www.vietteltelecom.vn/hoadondientu sau đó chọn ” Tra cứu hóa đơn “, khi đó hệ thống sẽ hiển thị giao diện như sau:

hóa đơn điện tử trên trang webportal

Bước 2: Quý khách nhập các thông tin vào ô yêu cầu để tra hóa đơn điện tử.

  • Loại thuê bao: Quý khách lựa chọn loại thuê bao theo dịch vụ đang sử dung ( Quý khách muốn tra cứu dịch vụ di động thì chọn ” Mobile “, Muốn tra cứu dịch vụ internet thì chọn ” ADSL ).
  • Số ĐT/Tài khoản: Quý khách nhập số thuê bao ( đối với dịch vụ di động, PSTN, Homephone,… ) hoặc tài khoản dịch vụ đang sử dụng ( tên tài khoản đối với dịch vụ ADSL, NEXTTV, FTTH… ).
  • Mã xác thực: Quý khách lấy mã bằng cách ấn vào nút ” Lấy mã xác thực “, khi đó hệ thống sẽ gửi mã xác thực đến số di động, Homephone hoặc là số liên hệ trên hợp đồng nếu là loại dịch vụ cố định ” ADSL, NEXTTV, FTTH…
  • Chọn thời gian muốn xuất hóa đơn: Bằng cách chọn thời gian trong các mục “ Từ ngày lập hóa đơn ” Và ” Đến ngày lập hóa đơn “.
  • Chọn hình thức tra cứu hóa đơn: Quý khách chọn tra cứu theo” Hợp đồng “, theo ” Khách hàng ” và theo ” Mã số thuế “.

Bước 3: Tra cứu hóa đơn.

  • Sau khi nhập đầy đủ các thông tin vào các ô yêu cầu, Quý khách chọn ” Tra cứu ” để tìm các hóa đơn điện tử của khách hàng, Sẽ hiển thị ra như hình dưới:

huong dan tra cuu hoa don dien tu

  • Quý khách chọn ” Chi tiết ” của từng hóa đơn để xem và tải về bản hóa đơn ở dang PDF hoặc file hóa điện tử( dạng XML ).

in hóa đơn điện tử

Lưu ý: Nếu Quý khách đã đăng ký tài khoản trên Webportal của Viettel (https://www.vietteltelecom.vn), Sau khi đăng nhập hệ thống hãy truy cập theo đường dẫn ( Tiện ích => Hóa đơn điện tử => Tra cứu hóa đơn ) để tra cứu mà ko cần lấy mã xác nhận.

Để được hướng dẫn và đăng ký sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử tại Hà Nội và Toàn quốc Quý khách vui lòng liên hệ theo thông tin sau:

Những điều cần biết về dịch vụ Hóa đơn điện tử của Viettel

hóa đơn điện tử viettel

Những định nghĩa thường gặp về dịch vụ hóa đơn điện tử VIETTEL:

  • Hóa đơn điện tử: Là thông tin, dữ liệu về hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đã được tạo, gửi, lập, nhận, lưu trữ và quản lý trên tài khoản điện tử. Hóa đơn điện tử  sẽ được tạo, lập, xử lý khi doanh nghiệp của bạn đã được cấp mã số thuế khi cung cấp dịch vụ hay bán hàng hóa và được lưu trữ trên máy tính của doanh nghiệp và bên cung cấp dịch vụ theo luật ” Giao dịch điện tử “.
  • Chữ ký điện tử: Là thông tin đi kèm nhằm xác định chủ sở hữu của dữ liệu đó hay có thể hiểu là con dấu điện tử của doanh nghiệp trên môi trường điện tử. Được cung cấp bởi nhiều tổ chức được Bộ TT&TT cấp ( Đăng ký tại đây ). Chữ ký điện tử là 1 phần không thể thiếu của hóa đơn điện tử giúp xác tực hóa đơn điện tử đó là của nhà phát hành.
  • Chuyển đổi hóa đơn điện tử: 
    •  Người sử dụng chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong quá trình buôn bán ( Lưu ý: Chỉ được chuyển đổi 1 lần )
    • Trên hóa đơn chuyển đổi phải có ghi ” HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ “.

Ưu điểm của việc sử dụng Hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy thông thường.

  • Giảm các chi phí liên quan đến việc in, ấn, lưu trữ và bảo quản hóa đơn.
  • Thuận tiện cho việc đối chiếu dữ liệu, khai thuế, nộp thuế, hạch toán kế toán và quản trị kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Bảo vệ môi trường.
  • Giao dịch và thanh toán nhanh gọn.

So sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

hoa don dien tu va hoa don giay

Viettel luôn có hệ thống hỗ trợ dịch vụ tốt nhất cho khách hàng khi sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

  • Hệ thống cộng nghệ thông tin hiện đại đủ để lưu trữ và sử dụng chứng thư điện tử, kèm theo chữ ký điện tử.
  • Phần mềm hóa đơn điện tử được đội ngũ thiết kế hoàn toàn tự xây dựng.
  • Quyết định Sử dụng hóa đơn điện tử và gửi thông báo phát hành HĐĐT tới cơ quan thuế.
  • Thông báo tới khách hàng định  dạng hóa đơn và cách sử dụng hóa đơn điện tử sau khi đăng ký.

Để biết thêm thông tin và được hướng dẫn sử dụng dịch vụ xin liên hệ : 0868.246.333 – 0967.575.616