Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu của giao dịch kinh doanh hiện đại. Đây là giải pháp thay thế hiệu quả cho hóa đơn giấy truyền thống, mang lại sự tiện lợi và tính minh bạch trong quá trình quản lý tài chính và kế toán. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử, cách hoạt động, lợi ích, và quy định pháp lý liên quan.

Khái niệm về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Thay vì in ấn trên giấy, hóa đơn điện tử được phát hành và lưu trữ thông qua các hệ thống điện tử. Đặc biệt, hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử được chia thành hai loại chính: hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã. Các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định này từ ngày 1/7/2022.

Cơ chế hoạt động của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một giải pháp thay thế hóa đơn giấy truyền thống, hoạt động dựa trên các nền tảng công nghệ hiện đại và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Để hiểu rõ hơn về cách thức vận hành của hóa đơn điện tử, cần đi sâu vào các thành phần, quy trình, và cơ sở pháp lý liên quan.

Nguyên lý cơ bản của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hoạt động dựa trên việc sử dụng các hệ thống phần mềm chuyên dụng để tạo lập, ký số, gửi, nhận và lưu trữ dữ liệu. Tất cả các giao dịch liên quan đến hóa đơn điện tử được thực hiện thông qua giao tiếp giữa người bán, người mua, và cơ quan thuế trên môi trường điện tử. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác, và bảo mật thông tin.

Một hóa đơn điện tử hợp pháp cần đáp ứng các yếu tố:

• Có định dạng theo chuẩn dữ liệu do Tổng cục Thuế quy định.
• Được ký bằng chữ ký số của người bán và/hoặc người mua.
• Được truyền đến cơ quan thuế trong thời gian thực (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
• Đảm bảo lưu trữ an toàn trong tối thiểu 10 năm theo quy định pháp luật.

Quy trình khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử

Khởi tạo hóa đơn

Quá trình khởi tạo hóa đơn bắt đầu từ việc người bán sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp được cấp phép. Hóa đơn được lập dựa trên thông tin giao dịch bao gồm:

• Thông tin người bán: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, tài khoản ngân hàng (nếu có).
• Thông tin người mua: Tên cá nhân hoặc tổ chức, mã số thuế (nếu có), địa chỉ.
• Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền.
• Thuế suất và số tiền thuế (nếu có).

Ký số và bảo mật hóa đơn

Sau khi hoàn thiện nội dung, hóa đơn sẽ được ký số bằng chứng thư số của người bán. Việc ký số sử dụng các thuật toán mã hóa hiện đại như RSA, SHA-256 , đảm bảo rằng:

• Hóa đơn không thể bị sửa đổi sau khi ký.
• Tính xác thực của hóa đơn được bảo đảm.

Phát hành hóa đơn

Hóa đơn sau khi ký số sẽ được gửi đến người mua thông qua các phương tiện điện tử như email hoặc cổng thông tin điện tử. Đồng thời, hóa đơn sẽ được truyền đến hệ thống của cơ quan thuế để nhận mã xác thực (đối với hóa đơn có mã). Mã xác thực là chuỗi ký tự do cơ quan thuế cấp, đảm bảo hóa đơn đã được ghi nhận trong hệ thống.

Lưu trữ và quản lý hóa đơn

Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên nền tảng đám mây hoặc hệ thống máy chủ của doanh nghiệp theo định dạng chuẩn XML. Doanh nghiệp phải bảo đảm rằng dữ liệu hóa đơn không bị mất mát hoặc truy cập trái phép. Việc lưu trữ này phải đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn thông tin theo quy định của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Các thành phần quan trọng trong hệ thống hóa đơn điện tử

• Chữ ký số: Được sử dụng để ký hóa đơn, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực thông tin. Chữ ký số thường sử dụng thuật toán RSA và chuẩn mã hóa SHA-256.
• Hệ thống quản lý hóa đơn: Là phần mềm được phát triển bởi các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế chấp thuận, cho phép tạo, ký số, phát hành và lưu trữ hóa đơn.
• Hệ thống của cơ quan thuế: Nơi tiếp nhận và lưu trữ thông tin hóa đơn điện tử, đồng thời cấp mã xác thực cho hóa đơn (đối với hóa đơn có mã).

Phân loại hóa đơn điện tử theo cơ chế hoạt động

• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để nhận mã xác thực trước khi giao hóa đơn cho khách hàng. Loại hóa đơn này phù hợp với các doanh nghiệp có rủi ro cao hoặc mới thành lập.
• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp tự phát hành và chịu trách nhiệm quản lý hóa đơn. Loại hóa đơn này áp dụng cho các doanh nghiệp có uy tín và quy mô lớn.

Cơ sở pháp lý và tiêu chuẩn kỹ thuật

Hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định sau:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử.
• Luật Giao dịch điện tử 2005: Xác định tính pháp lý của chứng từ điện tử.
• Nghị định 165/2018/NĐ-CP: Quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.

Ngoài ra, các tiêu chuẩn mã hóa như RSA, SHA-256, và chuẩn định dạng XML cũng là những yếu tố không thể thiếu để bảo đảm an toàn và toàn vẹn thông tin trong giao dịch điện tử.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử không chỉ là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và phát hành hóa đơn, mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội cả về hiệu quả kinh doanh, quản lý chi phí, và tuân thủ pháp luật. Những lợi ích này đã được minh chứng qua các thống kê và nghiên cứu thực tế tại Việt Nam.

Tiết kiệm chi phí đáng kể

Một trong những ưu điểm lớn nhất của hóa đơn điện tử là khả năng cắt giảm chi phí so với hóa đơn giấy. Theo nghiên cứu của Tổng cục Thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm tới 80% chi phí in ấn, 70% chi phí vận chuyển và lưu trữ, đồng thời giảm thời gian phát hành hóa đơn từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút.

Ví dụ, một doanh nghiệp phát hành 10.000 hóa đơn mỗi năm có thể tiết kiệm tới 50 triệu đồng/năm chi phí in ấn và vận chuyển. Đây là một con số ấn tượng, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc phải phát hành hóa đơn thường xuyên.

Tăng cường tính bảo mật và minh bạch

Hóa đơn điện tử sử dụng chữ ký số với các thuật toán mã hóa hiện đại như RSA và SHA-256, giúp bảo đảm tính toàn vẹn và không thể sửa đổi của dữ liệu hóa đơn. Điều này giảm thiểu tối đa rủi ro làm giả hóa đơn, một vấn đề phổ biến với hóa đơn giấy.

Theo báo cáo từ Bộ Tài chính, năm 2022, các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đã giảm hơn 60% trường hợp gian lận thuế liên quan đến hóa đơn giả, góp phần nâng cao uy tín và sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Tối ưu hóa quy trình quản lý và lưu trữ

Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên các hệ thống phần mềm hoặc nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và quản lý. Thời gian lưu trữ dài hạn (tối thiểu 10 năm) được pháp luật quy định giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu kiểm tra và đối soát mà không gặp khó khăn như khi lưu trữ hóa đơn giấy.

Nghiên cứu của Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa cho thấy 75% doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đã giảm được 40% thời gian xử lý và lưu trữ hóa đơn so với trước đây.

Tuân thủ pháp luật và giảm rủi ro pháp lý

Hóa đơn điện tử tuân thủ đầy đủ các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đảm bảo tính hợp pháp trong các giao dịch. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ bị phạt vi phạm hành chính do sai sót về hóa đơn.

Tính đến năm 2023, theo Tổng cục Thuế, tỷ lệ vi phạm liên quan đến hóa đơn của doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đã giảm 50% so với các doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn giấy.

Đáp ứng xu hướng chuyển đổi số

Hóa đơn điện tử không chỉ là một công cụ hỗ trợ mà còn là yếu tố quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp. Việc tích hợp hóa đơn điện tử với các phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP), phần mềm kế toán và các hệ thống thanh toán điện tử giúp tự động hóa quy trình kinh doanh, tăng hiệu suất làm việc.

Tính đến năm 2024, hơn 95% doanh nghiệp tại Việt Nam đã triển khai sử dụng hóa đơn điện tử, theo thống kê của Tổng cục Thuế. Con số này cho thấy xu hướng tất yếu của việc ứng dụng công nghệ vào quản lý doanh nghiệp.

Bảo vệ môi trường

Sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy góp phần giảm lượng giấy in ấn, từ đó bảo vệ môi trường. Theo ước tính của Tổ chức Green Enterprise, nếu toàn bộ doanh nghiệp tại Việt Nam chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, mỗi năm sẽ giảm thiểu được hơn 1.000 tấn giấy và 15.000 tấn CO2 thải ra môi trường.

Đây không chỉ là một lợi ích về mặt kinh tế mà còn là trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp trong việc chung tay bảo vệ môi trường sống.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Hóa đơn điện tử giúp quá trình giao dịch trở nên nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Khách hàng có thể nhận hóa đơn qua email hoặc cổng thông tin điện tử chỉ trong vài giây sau khi giao dịch, thay vì phải chờ đợi in ấn và chuyển phát như trước.

Theo khảo sát của VCCI năm 2023, hơn 85% khách hàng đánh giá cao sự tiện lợi và hiện đại khi giao dịch với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, tạo dựng niềm tin và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Kết nối dễ dàng với cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế, giúp doanh nghiệp tự động nộp báo cáo thuế mà không cần xử lý thủ công. Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn đảm bảo việc tuân thủ các nghĩa vụ thuế kịp thời.

Theo thống kê từ Tổng cục Thuế, năm 2022, hơn 90% doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đã nộp tờ khai thuế đúng hạn, tăng 30% so với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử không chỉ là một giải pháp công nghệ mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn trong kỷ nguyên số. Với những lợi ích về tiết kiệm chi phí, bảo mật, tuân thủ pháp luật, và bảo vệ môi trường, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu và bắt buộc trong nhiều lĩnh vực kinh doanh.

Các quy định pháp lý về hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam được điều chỉnh bởi hệ thống các văn bản pháp luật chi tiết, nhằm đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và hiệu quả trong quá trình quản lý thuế và giao dịch thương mại. Dưới đây là các quy định pháp lý quan trọng liên quan đến hóa đơn điện tử, bao gồm các luật cũ, các quy định sửa đổi, bổ sung và thời điểm áp dụng.

Luật Giao dịch điện tử năm 2005

Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, được Quốc hội ban hành ngày 29/11/2005, là nền tảng pháp lý đầu tiên công nhận giá trị pháp lý của các giao dịch điện tử tại Việt Nam. Luật này quy định rõ:

• Chứng từ điện tử, bao gồm hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ giấy nếu đáp ứng đủ điều kiện về tính toàn vẹn và khả năng truy cập.
• Hóa đơn điện tử được sử dụng thay thế hóa đơn giấy trong các giao dịch thương mại, tài chính và thuế.

Luật này là bước khởi đầu quan trọng trong việc công nhận và thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam.

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP

Ngày 12/9/2018, Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là văn bản quan trọng đầu tiên quy định chi tiết việc sử dụng hóa đơn điện tử, với một số nội dung nổi bật:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Quy định cụ thể về thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử bắt buộc là từ ngày 1/11/2020 (sau đó được điều chỉnh trong các văn bản tiếp theo).
• Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung theo quy định và được lập theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP đặt nền móng cho việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trên phạm vi toàn quốc.

Thông tư số 68/2019/TT-BTC

Ngày 30/9/2019, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Thông tư này quy định chi tiết về:

• Định dạng dữ liệu hóa đơn điện tử (XML) đảm bảo tính đồng nhất và khả năng tích hợp với các hệ thống thông tin khác.
• Quy trình đăng ký, phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử.
• Quy định rõ ràng về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy trong các trường hợp cụ thể.

Thông tư này giúp các doanh nghiệp dễ dàng thực hiện và tuân thủ các yêu cầu pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử.

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

Ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thay thế Nghị định 119/2018/NĐ-CP, quy định mới về hóa đơn, chứng từ, với một số nội dung cập nhật như:

• Áp dụng bắt buộc hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022.
• Mở rộng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử, bao gồm cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các tổ chức khác.
• Quy định cụ thể về hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế, phù hợp với từng nhóm đối tượng sử dụng.
• Đề cập đến việc sử dụng hóa đơn điện tử khi xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ qua biên giới.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP khẳng định sự bắt buộc và thống nhất trong việc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc.

Thông tư số 78/2021/TT-BTC

Ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chi tiết việc thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Thông tư này nêu rõ:

• Định dạng và phương thức truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Các trường hợp hóa đơn điện tử không cần có mã của cơ quan thuế, như hóa đơn của doanh nghiệp trong lĩnh vực điện lực, nước sạch, viễn thông…
• Quy trình xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
• Yêu cầu cụ thể đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin.

Thông tư 78/2021/TT-BTC chính thức áp dụng từ ngày 1/7/2022, đánh dấu bước hoàn thiện khung pháp lý cho hóa đơn điện tử tại Việt Nam.

Các văn bản pháp luật liên quan

Ngoài các văn bản chính kể trên, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn được điều chỉnh bởi các quy định khác, bao gồm:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, có hiệu lực từ ngày 1/7/2020, quy định về quản lý thuế liên quan đến hóa đơn điện tử.
• Nghị định số 165/2018/NĐ-CP quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính, làm cơ sở pháp lý cho việc triển khai hóa đơn điện tử.
• Luật Kế toán số 88/2015/QH13, quy định giá trị pháp lý của chứng từ điện tử, trong đó bao gồm hóa đơn điện tử.

Các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín

Trên thị trường hiện nay, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử như VNPT-Invoice , SInvoice của Viettel, MISA, FPT, và BKAV. Mỗi nhà cung cấp đều có các tính năng và gói dịch vụ khác nhau, phù hợp với nhu cầu của từng loại hình doanh nghiệp.

VNPT Invoice hoặc SInvoice, một trong những sản phẩm tiêu biểu, cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, đáp ứng mọi tiêu chuẩn pháp lý và nhu cầu của doanh nghiệp mang đến sự an tâm về chất lượng và tính bảo mật cao.

Ứng dụng thực tế của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực kinh tế, từ thương mại, dịch vụ đến quản lý hành chính công. Việc triển khai hóa đơn điện tử không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính mà còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong các giao dịch. Dưới đây là một số ứng dụng thực tế của hóa đơn điện tử, minh họa bằng các con số và ví dụ cụ thể.

Thương mại và dịch vụ bán lẻ

Hóa đơn điện tử được ứng dụng rộng rãi trong ngành bán lẻ, giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian xử lý hóa đơn và cung cấp trải nghiệm mua sắm hiện đại hơn cho khách hàng. Các siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện lợi thường sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế hóa đơn giấy truyền thống, tạo sự thuận tiện trong thanh toán và quản lý kho hàng.

Theo Tổng cục Thuế, tính đến cuối năm 2023, hơn 95% doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ tại Việt Nam đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Việc triển khai này không chỉ giúp tiết kiệm hơn 50% thời gian xử lý hóa đơn mà còn giảm tới 70% chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn.

Ngành tài chính và ngân hàng

Trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, hóa đơn điện tử được sử dụng để phát hành hóa đơn cho các dịch vụ tài chính như cho vay, bảo hiểm, tín dụng tiêu dùng. Việc tích hợp hóa đơn điện tử với hệ thống quản lý tài chính giúp các tổ chức tài chính kiểm soát dòng tiền hiệu quả hơn và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý.

Chẳng hạn, từ năm 2022, các ngân hàng lớn tại Việt Nam đã áp dụng hóa đơn điện tử cho hơn 80% giao dịch, góp phần giảm thiểu sai sót trong ghi nhận dữ liệu và tăng tốc độ xử lý giao dịch lên 40%.

Xuất nhập khẩu và logistic

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics, hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc phát hành hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho các dịch vụ vận chuyển hàng hóa. Điều này giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý chứng từ, đơn giản hóa thủ tục hải quan và nâng cao hiệu quả vận hành.

Theo báo cáo của Bộ Tài chính, tính đến tháng 9 năm 2024, việc áp dụng hóa đơn điện tử trong xuất nhập khẩu đã giảm 30% thời gian xử lý thủ tục hành chính tại cảng biển, tiết kiệm hàng tỷ đồng chi phí mỗi năm cho các doanh nghiệp.

Dịch vụ công và hành chính công

Hóa đơn điện tử được triển khai rộng rãi trong lĩnh vực dịch vụ công, đặc biệt trong các hoạt động thu phí, lệ phí như cấp giấy phép, đăng ký kinh doanh, hoặc dịch vụ công trực tuyến. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan hành chính nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu gian lận và tăng cường sự hài lòng của người dân.

Theo Tổng cục Thuế, đến năm 2024, hơn 95% cơ quan hành chính nhà nước tại Việt Nam đã triển khai hóa đơn điện tử, hỗ trợ hàng triệu giao dịch trực tuyến mỗi năm và góp phần tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành cho ngân sách nhà nước.

Ngành giáo dục và y tế

Trong lĩnh vực giáo dục và y tế, hóa đơn điện tử được sử dụng để phát hành hóa đơn học phí, viện phí và các dịch vụ liên quan. Các trường học, bệnh viện có thể dễ dàng tích hợp hóa đơn điện tử với hệ thống quản lý thông tin của mình, giúp quy trình thanh toán trở nên đơn giản, chính xác hơn.

Theo thống kê, từ năm 2023, hơn 75% bệnh viện và cơ sở y tế lớn trên cả nước đã áp dụng hóa đơn điện tử cho dịch vụ khám chữa bệnh, giảm thời gian chờ thanh toán của bệnh nhân xuống hơn 30%.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hóa đơn điện tử đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), giúp họ tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn và đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý. Với sự hỗ trợ của các nhà cung cấp dịch vụ uy tín, doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh hàng ngày mà không cần đầu tư nhiều vào cơ sở hạ tầng.

Theo khảo sát của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, đến năm 2024, 90% doanh nghiệp vừa và nhỏ đã sử dụng hóa đơn điện tử, góp phần nâng cao năng suất và giảm chi phí vận hành từ 20-30%.

Hóa đơn điện tử không chỉ là giải pháp công nghệ mà còn là nền tảng để thúc đẩy minh bạch và hiệu quả trong mọi lĩnh vực kinh tế. Sự phổ biến của nó phản ánh rõ rệt lợi ích mà doanh nghiệp và tổ chức nhận được, đồng thời góp phần quan trọng vào công cuộc chuyển đổi số quốc gia.

Hỏi đáp về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin và dữ liệu về giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn này được thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, có giá trị pháp lý và được pháp luật Việt Nam công nhận.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý không?
Có. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử được pháp luật công nhận tương đương với hóa đơn giấy nếu đáp ứng các điều kiện về nội dung, định dạng, và được ký số bởi người có thẩm quyền.

Ai bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo quy định, từ ngày 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy trong các giao dịch.

Lợi ích của hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển; giảm sai sót trong quá trình kê khai và thanh toán; tăng cường bảo mật thông tin và dễ dàng quản lý, tra cứu hóa đơn. Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn góp phần thúc đẩy chuyển đổi số và giảm thiểu tác động đến môi trường.

Có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được chia thành hai loại chính:

• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử được lưu trữ như thế nào?
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới định dạng điện tử (XML) và tuân thủ quy định về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán, tối thiểu là 10 năm, theo Luật Kế toán 2015.

Người mua có cần ký vào hóa đơn điện tử không?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người mua không bắt buộc phải ký vào hóa đơn điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

Có thể hủy hóa đơn điện tử sau khi đã phát hành không?
Có. Hóa đơn điện tử đã phát hành có thể bị hủy nếu phát hiện sai sót, nhưng phải tuân thủ quy trình hủy hóa đơn theo quy định và thông báo với cơ quan thuế.

Làm sao để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua hệ thống của cơ quan thuế hoặc các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép, như VNPT Invoice , SInvoice Viettel, FPT.

Nếu gặp lỗi khi sử dụng hóa đơn điện tử thì phải làm gì?
Khi gặp lỗi, người dùng cần kiểm tra lại hệ thống và thông tin hóa đơn. Nếu không tự khắc phục được, liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc cơ quan thuế để được hỗ trợ. Hotline hỗ trợ của Viettel: 0868.246.333.

Tổng kết thông tin về Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử không chỉ là một giải pháp thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình quản lý, giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Với các lợi ích vượt trội về tiết kiệm thời gian, tăng cường tính minh bạch và bảo mật thông tin, hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu trong nền kinh tế số.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành mà còn là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp hội nhập nhanh chóng vào thị trường số hóa toàn cầu. Từ những lợi ích về chi phí, thời gian đến sự hỗ trợ đắc lực trong quản lý dữ liệu và đáp ứng yêu cầu pháp lý, hóa đơn điện tử đang ngày càng khẳng định vai trò không thể thay thế của mình.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử hiệu quả, hãy liên hệ ngay với Hóa đơn điện tử Viettel để được tư vấn và hỗ trợ triển khai. Chúng tôi cam kết mang lại dịch vụ tối ưu, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp với đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp.

Liên hệ triển khai Hóa đơn điện tử Viettel qua SĐT/Zalo: 0868.246.333 để nhận được sự tư vấn tận tình và các ưu đãi hấp dẫn ngay hôm nay