Lưu ý cách viết bằng chữ số tiền trên hóa đơn điện tử

cach-viet-tien-tren-hoa-dơn

Những lưu ý cách viết số tiền trên hóa đơn điện tử thế nào.

Cách viết số tiền trên hóa đơn điện tử như thế nào là đúng? Cần lưu ý những gì khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn? Thông tin giải đáp chi tiết sẽ có ngay trong bài viết dưới đây.

Quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tiêu thức tiền trên hóa đơn được viết chính xác, các kế toán DN phải tuân theo Thông tư 26/2015/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài chính.
Cụ thể, trong Thông tư này, Bộ Tài chính đã sửa đổi Điểm k, Khoản 1, Điều 4 trong Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trong đó có đề cập tới tiêu thức chữ số trên hóa đơn.

Theo đó, chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0-9 và người viết hóa đơn được lựa chọn 1 trong 2 cách khi viết tiêu thức số tiền bằng chữ trên hóa đơn bán hàng, dịch vụ như sau:
– Cách thứ nhất: Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ thì phải đặt dấu chấm (.). Đối với chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì phải đặt dấu phẩy (,).
– Cách thứ hai: Người viết hóa đơn dùng dấu phân cách các số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ; đồng thời sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên các chứng từ kế toán.
Cùng với đó, dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi rõ ràng bằng chữ. Nếu trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thù các chữ trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

Những điều cần lưu ý cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn điện tử

Ngoài việc phải nắm được các quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn, các kế toán DN cũng cần phải nắm được các lưu ý cần biết khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn đối với một số trường hợp đặc biệt.

        Trường hợp 1 cách viết số tiền bằng chữ : Chữ số tận cùng là số 1

Trường hợp này, kế toán DN có thể viết theo 02 cách:

  • Cách 1: Viết là “một” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1.
  • Cách 2: Viết là “mốt” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.

       Trường hợp 2 cách viết số tiền bằng chữ : Chữ số tận cùng là số 4

Trường hợp này, kế toán DN có 2 cách viết:

  • Cách 1: Viết là “bốn” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1.
  • Cách 2: Viết là “tư” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.

       Trường hợp 3 cách viết số tiền bằng chữ:  Chữ số tận cùng là số 5

Trường hợp này, kế toán DN cũng sẽ có 2 cách viết:

  • Cách 1: Viết là “lăm” nếu chữ số hàng chục lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 9.
  • Cách 2: Viết là “năm” nếu chữ số hàng chục bằng 0 hoặc được kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” ở phía sau”.

Thực tế, hiện nay rất nhiều kế toán có thói quen khi viết số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hoặc “chẵn” nhằm biểu đạt số tiền tròn. Việc này không cần thiết song nếu viết thì cũng không hoàn toàn không sai, hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ.

Mẹo hạn chế viết sai số tiền trên hóa đơn điện tử

  • Số tiền là một trong những tiêu thức quan trọng, đòi hỏi kế toán phải viết chính xác tuyệt đối trên hóa đơn bởi chỉ cần “sai một li đi một dặm”, kế toán có thể sẽ phải hủy và lập lại hóa đơn mới.
  • Hiện nay, một trong những lỗi sai mà không ít kế toán thường gặp phải khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn đó chính là chính tả, lẫn lộn “l” và “n”. Nguyên nhân chủ yếu là do yếu tố vùng miền, thói quen nói tiếng địa phương dẫn tới viết sai.
    Một trong những mẹo hữu ích để khắc phục hiệu quả lỗi này, hạn chế tối đa viết sai tiêu thức số tiền bằng chữ trên hóa đơn đó là kế toán DN phải đảm bảo mình đọc số đúng. Cách đọc số tự nhiên đúng nhất là đọc từ trái sang phải, đọc từng lớp, mỗi lớp gồm 03 chữ số. Khi đã đọc đúng rồi thì kế toán DN cũng sẽ dễ viết đúng hơn.
    Bên cạnh đó, để viết đúng, kế toán DN cũng cần phải tuân theo các thứ tự như: liệt kê các hàng theo thứ tự từ lớn đến bé, các định giá trị của mỗi hàng rồi viết vào hàng đó các giá trị, viết số theo từng lớp từ trái qua phải, đồng thời viết đúng theo thứ tự hàng, từ cao xuống thấp.
    Ngoài ra, lưu ý rằng, muốn viết đúng số tiền bằng chữ trên hóa đơn, kế toán phải đảm bảo tổng số tiền đã được tính chính xác tuyệt đối.
    Hay để chắc chắn hơn, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử. Là một giải pháp hóa đơn thông minh của thời đại 4.0, không chỉ giúp tối ưu chi phí mà vẫn nâng cao hiệu quả công tác hóa đơn, trong quá trình lập, hệ thống hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ kế toán tự động tính tổng số tiền trên hóa đơn, đảm bảo chính xác tuyệt đối. Nhờ đó, kế toán sẽ hạn chế tối đa được nguy cơ viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn.
    Mọi thắc mắc về cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn sao cho đúng hoặc muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử

    Viettel SInvoice  hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

Hotline hỗ trợ dịch vụ : Ms Hoàn: 0868.246.333
Mail: dangky.dichvu.cntt@gmail.com
Hỗ trợ đăng ký mới chữ ký số Viettel,  gia hạn chữ ký số Viettel, đăng ký chữ ký số  dịch vụ công KBNNchữ ký số BHXH. Đăng ký HDDT-Viettel.

Hướng dẫn tra cứu Hóa đơn điện tử trên Webportal

tra cứu hóa đơn điện tử viettel portal

Hướng dẫn sử dụng tra cứu Hóa đơn bán hàng.

Bước 1: Truy cập vào Website: https://www.vietteltelecom.vn

Bước 2: Chọn mục ” Hóa đơn điện tử ” trong danh mục ” Tiện ích “.

tiện ích hóa đơn điện tử

Bước 3: Chọn Tab ” Hóa đơn bán hàng ”  để hiển thị giao diện tra cứu.

hóa đơn điện tử

Bước 4: Khi giao diện ” tra cứu Hóa đơn bán hàng ” hiện lên. Quý khách nhập đầy đủ thông tin để tra cứu hóa đơn.

  • Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn cần tra cứu.
  • Ngày xuất hóa đơn: Ngày xuất hóa đơn.
  • Mã số bí mật: Nhập dãy mã số bí mật ( đăng ký theo tài khoản ).
  • Mã bảo mật: Dãy số ngẫu nhiên bên phải.

tra cứu hóa đơn bán lẻ

hóa đơn bán lẻ

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin trên. Ấn ” Chi tiết “.

hoa don ban le

Bước 5: Sau khi bảng thông tin chi tiết về hóa đơn hiện ra:

  • Quý khách chọn ” Tải hóa đơn gốc (XML) ” để tải hóa đơn điện tử về máy tính.
  • Quý khách chọn ” Tải bản thể hiện PDF ” để tải bản hóa đơn điện tử về máy tính.

Hướng dẫn sử dụng tra cứu Hóa đơn điện tử  trên trang Webportal.

Bước 1: Truy cập trang theo đường dẫn https://www.vietteltelecom.vn/hoadondientu sau đó chọn ” Tra cứu hóa đơn “, khi đó hệ thống sẽ hiển thị giao diện như sau:

hóa đơn điện tử trên trang webportal

Bước 2: Quý khách nhập các thông tin vào ô yêu cầu để tra hóa đơn điện tử.

  • Loại thuê bao: Quý khách lựa chọn loại thuê bao theo dịch vụ đang sử dung ( Quý khách muốn tra cứu dịch vụ di động thì chọn ” Mobile “, Muốn tra cứu dịch vụ internet thì chọn ” ADSL ).
  • Số ĐT/Tài khoản: Quý khách nhập số thuê bao ( đối với dịch vụ di động, PSTN, Homephone,… ) hoặc tài khoản dịch vụ đang sử dụng ( tên tài khoản đối với dịch vụ ADSL, NEXTTV, FTTH… ).
  • Mã xác thực: Quý khách lấy mã bằng cách ấn vào nút ” Lấy mã xác thực “, khi đó hệ thống sẽ gửi mã xác thực đến số di động, Homephone hoặc là số liên hệ trên hợp đồng nếu là loại dịch vụ cố định ” ADSL, NEXTTV, FTTH…
  • Chọn thời gian muốn xuất hóa đơn: Bằng cách chọn thời gian trong các mục “ Từ ngày lập hóa đơn ” Và ” Đến ngày lập hóa đơn “.
  • Chọn hình thức tra cứu hóa đơn: Quý khách chọn tra cứu theo” Hợp đồng “, theo ” Khách hàng ” và theo ” Mã số thuế “.

Bước 3: Tra cứu hóa đơn.

  • Sau khi nhập đầy đủ các thông tin vào các ô yêu cầu, Quý khách chọn ” Tra cứu ” để tìm các hóa đơn điện tử của khách hàng, Sẽ hiển thị ra như hình dưới:

huong dan tra cuu hoa don dien tu

  • Quý khách chọn ” Chi tiết ” của từng hóa đơn để xem và tải về bản hóa đơn ở dang PDF hoặc file hóa điện tử( dạng XML ).

in hóa đơn điện tử

Lưu ý: Nếu Quý khách đã đăng ký tài khoản trên Webportal của Viettel (https://www.vietteltelecom.vn), Sau khi đăng nhập hệ thống hãy truy cập theo đường dẫn ( Tiện ích => Hóa đơn điện tử => Tra cứu hóa đơn ) để tra cứu mà ko cần lấy mã xác nhận.

Để được hướng dẫn và đăng ký sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử tại Hà Nội và Toàn quốc Quý khách vui lòng liên hệ theo thông tin sau:

Những điều cần biết về dịch vụ Hóa đơn điện tử của Viettel

hóa đơn điện tử viettel

Những định nghĩa thường gặp về dịch vụ hóa đơn điện tử VIETTEL:

  • Hóa đơn điện tử: Là thông tin, dữ liệu về hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đã được tạo, gửi, lập, nhận, lưu trữ và quản lý trên tài khoản điện tử. Hóa đơn điện tử  sẽ được tạo, lập, xử lý khi doanh nghiệp của bạn đã được cấp mã số thuế khi cung cấp dịch vụ hay bán hàng hóa và được lưu trữ trên máy tính của doanh nghiệp và bên cung cấp dịch vụ theo luật ” Giao dịch điện tử “.
  • Chữ ký điện tử: Là thông tin đi kèm nhằm xác định chủ sở hữu của dữ liệu đó hay có thể hiểu là con dấu điện tử của doanh nghiệp trên môi trường điện tử. Được cung cấp bởi nhiều tổ chức được Bộ TT&TT cấp ( Đăng ký tại đây ). Chữ ký điện tử là 1 phần không thể thiếu của hóa đơn điện tử giúp xác tực hóa đơn điện tử đó là của nhà phát hành.
  • Chuyển đổi hóa đơn điện tử: 
    •  Người sử dụng chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong quá trình buôn bán ( Lưu ý: Chỉ được chuyển đổi 1 lần )
    • Trên hóa đơn chuyển đổi phải có ghi ” HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ “.

Ưu điểm của việc sử dụng Hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy thông thường.

  • Giảm các chi phí liên quan đến việc in, ấn, lưu trữ và bảo quản hóa đơn.
  • Thuận tiện cho việc đối chiếu dữ liệu, khai thuế, nộp thuế, hạch toán kế toán và quản trị kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Bảo vệ môi trường.
  • Giao dịch và thanh toán nhanh gọn.

So sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

hoa don dien tu va hoa don giay

Viettel luôn có hệ thống hỗ trợ dịch vụ tốt nhất cho khách hàng khi sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

  • Hệ thống cộng nghệ thông tin hiện đại đủ để lưu trữ và sử dụng chứng thư điện tử, kèm theo chữ ký điện tử.
  • Phần mềm hóa đơn điện tử được đội ngũ thiết kế hoàn toàn tự xây dựng.
  • Quyết định Sử dụng hóa đơn điện tử và gửi thông báo phát hành HĐĐT tới cơ quan thuế.
  • Thông báo tới khách hàng định  dạng hóa đơn và cách sử dụng hóa đơn điện tử sau khi đăng ký.

Để biết thêm thông tin và được hướng dẫn sử dụng dịch vụ xin liên hệ : 0868.246.333 – 0967.575.616