Thủ tục đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp
Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản: word, excel, pdf…; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định chủ của dữ liệu đó. Hiện nay chữ ký số được coi như con dấu điện tử của doanh nghiệp. Vì vậy, đăng ký chữ ký số không những chỉ dùng trong việc kê khai thuế, mà người sử dụng còn có thể sử dụng trong tất cả các giao dịch điện tử với mọi tổ chức và cá nhân khác.
Việc giải quyết thủ tục kê khai thuế cho cá nhân, doanh nghiệp vào mỗi cuối tháng thường gây quá tải cho cơ quan thuế, gây phiền hà cho người nộp thuế. Vì vậy, để thực hiện các giao dịch điện tử như nộp hồ sơ thuế, sử dụng hóa đơn điện tử một cách đơn giản và thuận tiện hơn các doanh nghiệp đều muốn có một chữ ký số (chữ ký điện tử).
Hồ sơ đăng ký chữ ký số bao gồm:
– Bản sao có công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao có công chứng giấy phép hoạt động;
– Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
– Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp lý (hoặc hộ chiếu).
Sau khi đã chuẩn bị đủ các giấy tờ trên thì bạn nộp tại cơ quan được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như Viettel, VNPT,… Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào từng cơ quan đưa ra cũng như tùy vào từng gói dịch vụ do doanh nghiệp của bạn lựa chọn.
Điều kiện xin cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng trong các hoạt động công cộng.
Hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là hoạt động kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật. Giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp là một trong những điều kiện bắt buộc mà tổ chức kinh tế cần phải đáp ứng được.
Về mặt chủ thể: Là doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam.
Về điều kiện tài chính:
– Ký quỹ tại một ngân hàng thương mại hoạt động tại Việt Nam không dưới 05 (năm) tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và các khoản đền bù có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ do lỗi của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và thanh toán chi phí tiếp nhận và duy trì cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp trong trường hợp bị thu hồi giấy phép.
– Nộp phí dịch vụ duy trì hệ thống kiểm tra trạng thái chứng thư số đầy đủ (trong trường hợp cấp lại giấy phép).
Điều kiện về nhân sự:
– Doanh nghiệp phải có nhân sự chịu trách nhiệm: Quản trị hệ thống, vận hành hệ thống và cấp chứng thư số, bảo đảm an toàn thông tin của hệ thống.
– Nhân sự quy định tại điểm a khoản này phải có bằng đại học trở lên, chuyên ngành an toàn thông tin hoặc công nghệ thông tin hoặc điện tử viễn thông.
Điều kiện về kỹ thuật:
+ Thiết lập hệ thống thiết bị kỹ thuật đảm bảo các yêu cầu sau:
– Lưu trữ đầy đủ, chính xác và cập nhật thông tin của thuê bao phục vụ việc cấp chứng thư số trong suốt thời gian chứng thư số có hiệu lực;
– Lưu trữ đầy đủ, chính xác, cập nhật danh sách các chứng thư số có hiệu lực, đang tạm dừng và đã hết hiệu lực và cho phép và hướng dẫn người sử dụng Internet truy nhập trực tuyến 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần;
– Đảm bảo tạo cặp khóa chỉ cho phép mỗi cặp khóa được tạo ra ngẫu nhiên và đúng một lần duy nhất; có tính năng đảm bảo khóa bí mật không bị phát hiện khi có khóa công khai tương ứng;
– Có tính năng cảnh báo, ngăn chặn và phát hiện truy nhập bất hợp pháp trên môi trường mạng;
– Được thiết kế theo xu hướng giảm thiểu tối đa sự tiếp xúc trực tiếp với môi trường Internet;
– Hệ thống phân phối khóa cho thuê bao phải đảm bảo sự toàn vẹn và bảo mật của cặp khóa. Trong trường hợp phân phối khóa thông qua môi trường mạng máy tính thì hệ thống phân phối khóa phải sử dụng các giao thức bảo mật đảm bảo không lộ thông tin trên đường truyền.
+ Có phương án kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu đảm bảo an toàn hệ thống thông tin và các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số đang có hiệu lực;
+ Có các phương án kiểm soát sự ra vào trụ sở, quyền truy nhập hệ thống, quyền ra vào nơi đặt thiết bị phục vụ việc cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;
+ Có các phương án dự phòng đảm bảo duy trì hoạt động an toàn, liên tục và khắc phục khi có sự cố xảy ra;
+ Có phương án cung cấp trực tuyến thông tin thuê bao cho Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, phục vụ công tác quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực chữ ký số;
+ Toàn bộ hệ thống thiết bị sử dụng để cung cấp dịch vụ đặt tại Việt Nam;
+ Có trụ sở, nơi đặt máy móc, thiết bị phù hợp với yêu cầu của pháp luật về phòng, chống cháy, nổ; có khả năng chống chịu lũ, lụt, động đất, nhiễu điện từ, sự xâm nhập bất hợp pháp của con người;
+ Có quy chế chứng thực theo mẫu quy định tại quy chế chứng thực của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng đến cơ quan có thẩm quyền là Bộ Thông tin và Truyền thông. Thời hạn thẩm tra hồ sơ và cấp phép là 50 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Hợp đồng đăng ký chữ ký số theo quy định
Hiện nay, văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh về dịch vụ đường truyền hay về dịch vụ chứng thực chữ ký số. Mặc dù có quy định điều chỉnh về dịch vụ đường truyền và dịch vụ chứng thực chữ ký số nhưng hợp đồng cung cấp những dịch vụ này lại không được điều chỉnh bởi những văn bản này mà hợp đồng cũng cấp dịch vụ sẽ được pháp luật thương mại và pháp luật dân sự điều chỉnh.Cụ thể, theo điều 74 của Luật thương mại có quy định hình thức của hợp đồng dịch vụ là:
Điều 74. Hình thức hợp đồng dịch vụ
- Hợp đồng dịch vụ được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể.
Mặc dù pháp luật quy định hình thức của hợp đồng cung ứng dịch vụ bằng lời nói hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể, tuy nhiên để đảm bảo sự thỏa thuận của hai bên giao kết được rõ ràng cũng như giải quyết tranh chấp nếu có tranh chấp phát sinh thì tốt nhất nên giao kết hợp đồng cung ứng dịch vụ bằng văn bản. Trong đó, nội dung của hợp đồng cần phải đảm bảo có những điều khoản được quy định tại điều 398 củaBộ luật dân sự 2015
Điều 398. Nội dung của hợp đồng
- Các bên trong hợp đồng có quyền thỏa thuận về nội dung trong hợp đồng.
- Hợp đồng có thể có các nội dung sau đây:
- a) Đối tượng của hợp đồng;
- b) Số lượng, chất lượng;
- c) Giá, phương thức thanh toán;
- d) Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng;
đ) Quyền, nghĩa vụ của các bên;
- e) Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;
- g) Phương thức giải quyết tranh chấp.
Bên cạnh những điều khoản được quy định như trên thì các bên có thể thỏa thuận thêm những điều khoản như sự kiện bất khả kháng, phương thức giải quyết tranh chấp…Pháp luật không giới hạn sự thỏa thuận của các bên miễn sao có đủ các nội dung được quy định ở trên, để các bên trong hợp đồng thực hiện hợp đồng và cũng là cơ sở để giải quyết tranh chấp nếu có. Vậy, quy cách hợp đồng dịch vụ cung cấp dịch vụ đường truyền và dịch vụ chứng thực chữ ký số cần phải có điều khoản về đối tượng của hợp đồng ( công việc phải làm), chất lượng, số lượng, giá , phương thức thanh toán giá, thời hạn, địa điểm phương thức thực hiện hợp đồng, quyền, nghĩa vụ của các bên, trách nhiệm do vi phạm hợp đồng, phạt vi phạm hợp đồng.