Chữ ký số là gì? Chuyển đổi số đang là xu hướng tất yếu của mọi doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân trong thời đại công nghệ 4.0. Trong bối cảnh đó, chữ ký số là một giải pháp hữu hiệu giúp đơn giản hóa quy trình giao dịch, ký kết hợp đồng và đảm bảo tính pháp lý, bảo mật cao. Vậy chữ ký số là gì? Những lợi ích và ứng dụng của nó ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây, đặc biệt là những quy định mới nhất về chuẩn hóa chứng thư số của Bộ Thông tin và Truyền thông.
1. Chữ ký số là gì?
Chữ ký số (Digital Signature) là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng các kỹ thuật mã hóa nhằm xác thực danh tính của người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Chữ ký số hoạt động dựa trên cơ chế mật mã khóa công khai (Public Key Infrastructure – PKI), sử dụng một cặp khóa gồm khóa công khai (Public Key) và khóa bí mật (Private Key).
Khi ký một tài liệu điện tử, người ký sẽ sử dụng khóa bí mật của mình để tạo ra một mã băm (Hash) duy nhất cho tài liệu đó. Mã băm này sau đó sẽ được mã hóa bằng khóa công khai, tạo thành chữ ký số. Người nhận tài liệu sẽ sử dụng khóa công khai của người ký để giải mã chữ ký số và so sánh với mã băm gốc của tài liệu. Nếu hai mã băm trùng khớp, chứng tỏ tài liệu không bị thay đổi và chữ ký là hợp lệ.
2. Lợi ích của chữ ký số
Chữ ký số mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với chữ ký truyền thống:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giúp giảm thiểu thời gian và chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ tài liệu. Quy trình ký kết hợp đồng, giao dịch trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
- Tính bảo mật cao: Chữ ký số được bảo vệ bằng các thuật toán mã hóa mạnh mẽ, đảm bảo tính toàn vẹn, không thể giả mạo hay chối bỏ.
- Tính pháp lý: Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay, được công nhận bởi Luật Giao dịch điện tử 2005 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Thân thiện với môi trường: Giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, góp phần bảo vệ môi trường.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: Tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất lao động.
3. Ứng dụng của chữ ký số
Chữ ký số được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước:
- Kê khai thuế, hải quan: Nộp tờ khai thuế, hải quan trực tuyến theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế, hải quan.
- Giao dịch điện tử: Thực hiện các giao dịch ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm,… trực tuyến theo Thông tư 16/2014/TT-NHNN về giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Ký hợp đồng điện tử: Ký kết các loại hợp đồng (hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán,…) trực tuyến, được quy định tại Bộ luật Dân sự 2015.
- Quản lý văn bản điện tử: Ký và phê duyệt các văn bản điện tử trong nội bộ doanh nghiệp, tổ chức theo Nghị định 47/2020/NĐ-CP về quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước và tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước.
- Các dịch vụ công trực tuyến: Đăng ký kinh doanh, cấp phép lái xe, đăng ký kết hôn,… trực tuyến theo Nghị định 06/2019/NĐ-CP về Chính phủ điện tử.
4. Phân loại chữ ký số
Chữ ký số được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau:
Theo hình thức lưu trữ:
- Chữ ký số file mềm: Được lưu trữ dưới dạng file trên máy tính.
- Chữ ký số USB Token: Được lưu trữ trên thiết bị USB Token, có tính bảo mật cao hơn.
- Chữ ký số HSM: Được lưu trữ trên thiết bị phần cứng chuyên dụng HSM (Hardware Security Module), có tính bảo mật cao nhất.
Theo đối tượng sử dụng:
Chữ ký số cá nhân
Chữ ký số cá nhân là một dạng chữ ký điện tử được cấp cho cá nhân, có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trong môi trường điện tử. Đây là công cụ không thể thiếu cho bất kỳ ai muốn tham gia vào thế giới giao dịch trực tuyến một cách an toàn và tiện lợi.
Với chữ ký số cá nhân, bạn có thể thực hiện các giao dịch quan trọng như:
- Kê khai và nộp thuế điện tử cá nhân: Tiết kiệm thời gian và công sức so với việc phải đến trực tiếp cơ quan thuế.
- Kê khai và thực hiện các thủ tục hành chính công điện tử: Đăng ký kinh doanh, khai sinh, đăng ký kết hôn,… mà không cần phải đến cơ quan hành chính.
- Giao dịch ngân hàng điện tử (internet banking, mobile banking): Chuyển khoản, thanh toán hóa đơn,… mọi lúc mọi nơi.
- Giao dịch chứng khoán trực tuyến: Mua bán chứng khoán một cách nhanh chóng và an toàn.
- Ký hợp đồng điện tử: Ký kết các loại hợp đồng trực tuyến với đối tác mà không cần gặp mặt trực tiếp.
Chữ ký số cá nhân không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức mà còn đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho các giao dịch của bạn. Mọi thông tin cá nhân và giao dịch của bạn đều được mã hóa và bảo vệ một cách nghiêm ngặt.
Nếu bạn là một cá nhân thường xuyên thực hiện các giao dịch trực tuyến, hãy đăng ký ngay chữ ký số cá nhân để trải nghiệm sự tiện lợi và an toàn mà nó mang lại.
Lưu ý:
- Chữ ký số cá nhân chỉ có giá trị pháp lý khi được cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.
- Hãy bảo quản cẩn thận USB Token hoặc các thông tin đăng nhập chữ ký số của bạn để tránh bị mất cắp hoặc sử dụng trái phép.
Chữ ký số doanh nghiệp
Với chữ ký số doanh nghiệp, các hoạt động giao dịch điện tử trở nên nhanh chóng, thuận tiện và bảo mật hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp có thể:
- Kê khai và nộp thuế điện tử: Thực hiện các thủ tục thuế một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch, tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể.
- Kê khai hải quan điện tử: Giảm thiểu thời gian thông quan hàng hóa, tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
- Tham gia đấu thầu điện tử: Mở rộng cơ hội kinh doanh, tiếp cận các dự án lớn một cách công bằng và minh bạch.
- Ký kết hợp đồng điện tử: Đẩy nhanh quá trình ký kết hợp đồng với đối tác trong và ngoài nước, giảm thiểu rủi ro và tăng tính hiệu quả.
- Giao dịch ngân hàng điện tử: Thực hiện các giao dịch tài chính một cách an toàn và tiện lợi, quản lý dòng tiền hiệu quả.
- Tra cứu thông tin tín dụng doanh nghiệp: Nâng cao tính minh bạch và uy tín của doanh nghiệp.
Ngoài ra, chữ ký số doanh nghiệp còn giúp doanh nghiệp:
- Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp: Thể hiện sự tiên phong trong ứng dụng công nghệ, tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng.
- Tăng cường bảo mật thông tin: Bảo vệ dữ liệu kinh doanh khỏi các nguy cơ xâm nhập và đánh cắp thông tin.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Đáp ứng các yêu cầu pháp lý về giao dịch điện tử, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Theo thời hạn sử dụng:
- Chữ ký số 1 năm: Có thời hạn sử dụng 1 năm.
- Chữ ký số 2 năm: Có thời hạn sử dụng 2 năm.
- Chữ ký số 3 năm: Có thời hạn sử dụng 3 năm.
Tùy thuộc nhà cung cấp chữ ký số sẽ có khuyến mại riêng cho từng gói
5. Quy định mới về chuẩn hóa chứng thư số của Bộ Thông tin và Truyền thông
Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành Thông tư 02/2021/TT-BTTTT quy định về chứng thư số, theo đó chứng thư số phải sử dụng thuật toán băm SHA-256 để đảm bảo tính bảo mật cao hơn. Các chứng thư số sử dụng thuật toán RSA và SHA-1 sẽ bị thu hồi và không còn giá trị sử dụng từ ngày 1/7/2022 theo Quyết định 2477/QĐ-BTTTT.
Quy định này nhằm nâng cao tính bảo mật và an toàn thông tin trong các giao dịch điện tử, đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về chữ ký số.
6. Quy trình đăng ký chữ ký số
Quy trình đăng ký chữ ký số bao gồm các bước sau:
- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín: Nên chọn các nhà cung cấp có thương hiệu, uy tín trên thị trường và cung cấp chứng thư số theo chuẩn SHA-256.
- Chuẩn bị hồ sơ: Hồ sơ bao gồm các giấy tờ tùy thân, giấy phép kinh doanh (đối với doanh nghiệp).
- Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ trực tiếp tại văn phòng nhà cung cấp hoặc gửi qua đường bưu điện.
- Xác minh thông tin: Nhà cung cấp sẽ liên hệ để xác minh thông tin khách hàng.
- Thanh toán và nhận chữ ký số: Sau khi thanh toán, khách hàng sẽ nhận được USB Token hoặc mã kích hoạt chữ ký số.
7. Hướng dẫn sử dụng chữ ký số
Cài đặt chữ ký số:
- Cắm USB Token vào máy tính.
- Cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
- Liên hệ 0868.246.333 để được hỗ trợ.
Ký văn bản điện tử:
- Mở văn bản cần ký bằng phần mềm hỗ trợ chữ ký số.
- Chọn chức năng ký và làm theo hướng dẫn.
- Nhập mã PIN của USB Token (nếu có).
Kê khai thuế, hải quan:
- Truy cập vào trang web của cơ quan thuế, hải quan.
- Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký.
- Chọn chức năng kê khai và làm theo hướng dẫn.
- Ký tờ khai bằng chữ ký số.
8. So sánh các nhà cung cấp chữ ký số
9. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Chữ ký số có an toàn không?
Chữ ký số rất an toàn nhờ cơ chế mã hóa mạnh mẽ và việc sử dụng khóa bí mật cá nhân.
2. Chữ ký số có giá trị pháp lý không?
Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay, được công nhận bởi pháp luật.
3. Tôi có thể sử dụng chữ ký số trên điện thoại được không?
Có, hiện nay đã có các ứng dụng chữ ký số trên điện thoại di động.
4. Chữ ký số của tôi bị hết hạn thì phải làm sao?
Bạn cần gia hạn chữ ký số trước khi hết hạn để tiếp tục sử dụng.
10. Kết luận
Chữ ký số là một công cụ không thể thiếu trong thời đại chuyển đổi số, mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân, doanh nghiệp và toàn xã hội. Hãy đăng ký và sử dụng chữ ký số ngay hôm nay để trải nghiệm sự tiện lợi và bảo mật mà nó mang lại! Lưu ý lựa chọn nhà cung cấp uy tín và đảm bảo chứng thư số của bạn tuân thủ theo chuẩn SHA-256 mới nhất của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về chữ ký số, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.