Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, không ít doanh nghiệp gặp tình huống hóa đơn bị từ chối cấp mã. Vậy khi gặp phải tình huống này, người bán cần xử lý ra sao? Có phải hủy hóa đơn cũ khi đã lập hóa đơn mới hay không? Đồng thời, người bán cần lưu ý những trách nhiệm pháp lý nào trong suốt quá trình phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử có mã? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ quy định pháp luật hiện hành để xử lý đúng và tránh rủi ro.
1. Có phải hủy hóa đơn bị từ chối cấp mã khi đã lập hóa đơn mới không?
Hiện nay, pháp luật không quy định việc hủy đối với hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã. Cụ thể, theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chỉ những hóa đơn điện tử đã được cấp mã và phát hiện có sai sót mới bắt buộc thực hiện thủ tục thông báo hủy theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, đồng thời lập hóa đơn mới thay thế.
Tuy nhiên, đối với hóa đơn bị từ chối cấp mã, do chưa có hiệu lực pháp lý (chưa được cấp mã), nên:
Không cần thực hiện thủ tục hủy.
Không cần gửi thông báo sai sót, điều chỉnh hay thay thế cho hóa đơn đã bị từ chối.
Chỉ cần lập hóa đơn mới, đảm bảo đầy đủ điều kiện và gửi lại cơ quan thuế để cấp mã hợp lệ.
➡️ Kết luận: Khi hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã, doanh nghiệp không cần hủy hóa đơn đó, chỉ cần tạo và gửi lại một hóa đơn mới đúng quy định.
2. Trách nhiệm của người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Theo Điều 21 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế có 3 trách nhiệm chính như sau:
a. Quản lý tài khoản cấp bởi cơ quan thuế
Người bán cần bảo mật tên đăng nhập và mật khẩu các tài khoản được cấp để sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử.
b. Tạo lập và gửi hóa đơn đúng quy định
Phải tạo lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để xin cấp mã hóa đơn.
Chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính hợp pháp, hợp lệ và chính xác của nội dung hóa đơn trước pháp luật.
c. Gửi hóa đơn cho người mua ngay sau khi được cấp mã
Sau khi nhận được hóa đơn có mã từ cơ quan thuế, người bán phải gửi ngay cho người mua mà không được trì hoãn.
➡️ Do đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã không chỉ là thủ tục kỹ thuật mà còn yêu cầu người bán tuân thủ nghiêm ngặt trách nhiệm pháp lý, tránh rủi ro bị xử phạt do sai sót hoặc vi phạm.
3. Trường hợp nào phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?
Căn cứ khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
✅ Các trường hợp hành chính:
Chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
Tạm ngừng kinh doanh theo thông báo gửi cơ quan quản lý nhà nước.
Có thông báo cưỡng chế nợ thuế từ cơ quan thuế.
🚫 Các hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng:
Sử dụng hóa đơn để bán hàng lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
Lập hóa đơn khống để chiếm đoạt tài sản, trốn thuế.
Không đủ điều kiện kinh doanh ngành nghề có điều kiện theo quy định pháp luật.
⚠️ Lưu ý đặc biệt:
Nếu trong quá trình thanh tra, kiểm tra, cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp lập hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn điện tử sai mục đích để trốn thuế, cơ quan thuế sẽ ra quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và xử lý theo quy định pháp luật.
4. Những lỗi thường gặp khiến hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã
Trong quá trình lập và gửi hóa đơn điện tử có mã đến cơ quan thuế, không ít doanh nghiệp gặp lỗi dẫn đến hóa đơn bị từ chối cấp mã. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần lưu ý:
(1) Số điện thoại dài quá 20 ký tự
Cơ quan thuế giới hạn độ dài số điện thoại không vượt quá 20 ký tự. Nếu vượt quá giới hạn hoặc nhập sai định dạng, hệ thống sẽ không cấp mã.
📌 Cách xử lý: Kiểm tra lại số điện thoại đã đăng ký với cơ quan thuế, đảm bảo đúng định dạng và hợp lệ.
(2) Email người mua không đúng cấu trúc
Một email hợp lệ phải bao gồm tên email + ký tự “@” + tên miền.
📌 Cách xử lý: Kiểm tra kỹ cấu trúc email của người mua, tránh các lỗi đánh máy hoặc thiếu ký tự.
(3) Số tài khoản ngân hàng dài quá 30 ký tự
Mặc dù mỗi ngân hàng có quy chuẩn riêng, nhưng hệ thống cơ quan thuế chỉ chấp nhận số tài khoản tối đa 30 ký tự.
📌 Cách xử lý: Nhập đúng số tài khoản, đảm bảo không dư ký tự và không có khoảng trắng.
(4) Bỏ trống tên người mua
Tên người mua là thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Việc để trống sẽ khiến hóa đơn không được cấp mã.
📌 Cách xử lý: Điền đầy đủ họ tên hoặc tên doanh nghiệp người mua hàng.
(5) Mã số thuế không đúng định dạng
Mã số thuế (MST) phải gồm 10 hoặc 13 chữ số do cơ quan thuế cấp. Nhập sai định dạng hoặc MST không hợp lệ sẽ khiến bị từ chối cấp mã.
📌 Cách xử lý: Kiểm tra MST kỹ càng, tra cứu MST hợp lệ trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế nếu cần.
(6) Ngày xuất hóa đơn không hợp lệ
Theo quy định, ngày xuất hóa đơn đầu tiên phải lớn hơn ngày được chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn.
📌 Ví dụ: Nếu ngày được chấp thuận là 14/7/2022, thì ngày xuất hóa đơn đầu tiên phải là 15/7/2022 trở đi.
(7) Nhập thiếu thuế suất
Thiếu thông tin thuế suất sẽ làm hệ thống không thể xác định nghĩa vụ thuế, dẫn đến từ chối cấp mã.
📌 Cách xử lý: Rà soát kỹ mục thuế suất trong hóa đơn, đảm bảo đủ thuế suất cho từng dòng hàng hóa/dịch vụ.
5. Cách xử lý khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố
Không phải mọi trường hợp từ chối cấp mã đều do lỗi nhập liệu từ phía doanh nghiệp. Sự cố hệ thống từ phía Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn cũng là nguyên nhân phổ biến.
Theo khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi hệ thống cấp mã gặp sự cố, các phương án xử lý như sau:
🔧 1. Liên hệ cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ
Khi không thể gửi hóa đơn để cấp mã, người bán cần liên hệ ngay với:
Cơ quan thuế quản lý;
Đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử;
Nhằm được hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn lập hóa đơn thay thế hoặc khôi phục dữ liệu.
🔄 2. Chuyển sang hệ thống dự phòng
Tổng cục Thuế sẽ thực hiện chuyển sang hệ thống dự phòng và thông báo sự cố trên Cổng thông tin điện tử.
🤝 3. Ủy quyền cho tổ chức khác cấp mã
Tổng cục Thuế có thể ủy quyền tạm thời cho một số tổ chức đủ điều kiện để tiếp tục cấp mã hóa đơn điện tử trong thời gian hệ thống gặp sự cố.
🧾 4. Tạm thời sử dụng hóa đơn đặt in
Nếu chưa thể khắc phục lỗi, cơ quan thuế có thể cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in.
👉 Sau khi hệ thống hoạt động lại, doanh nghiệp phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy theo Mẫu số BC26/HĐG (Phụ lục IA – Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
📢 5. Trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn
Nếu lỗi phát sinh từ hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:
Tổ chức đó phải thông báo lỗi cho khách hàng.
Phối hợp với Tổng cục Thuế để xử lý nhanh nhất.
Hỗ trợ doanh nghiệp lập và gửi lại hóa đơn đúng quy trình trong thời gian sớm nhất.
✅ 6. Không bị xem là chậm gửi hóa đơn
Trong thời gian hệ thống gặp lỗi, doanh nghiệp không bị xem là chậm gửi dữ liệu hóa đơn nếu thực hiện gửi lại trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi Tổng cục Thuế thông báo hệ thống hoạt động trở lại.
6. Gợi ý cho doanh nghiệp để tránh bị từ chối cấp mã
Để giảm thiểu tình trạng hóa đơn bị từ chối cấp mã, doanh nghiệp cần lưu ý:
✅ Kiểm tra dữ liệu kỹ lưỡng trước khi gửi: tên, MST, email, số điện thoại, tài khoản ngân hàng…
✅ Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử chính hãng, có tích hợp tự động kiểm tra lỗi.
✅ Cập nhật thường xuyên thông báo của Tổng cục Thuế và hướng dẫn kỹ thuật từ đơn vị cung cấp dịch vụ.
✅ Huấn luyện kế toán viên, nhân viên xuất hóa đơn nắm rõ quy định pháp luật liên quan.
Việc bị từ chối cấp mã hóa đơn điện tử tuy thường gặp, nhưng hoàn toàn có thể phòng tránh và khắc phục kịp thời nếu doanh nghiệp nắm rõ nguyên nhân và tuân thủ đúng quy trình. Đặc biệt, trong trường hợp gặp sự cố kỹ thuật từ phía cơ quan thuế, doanh nghiệp không nên hoang mang mà cần thực hiện đúng hướng dẫn, đồng thời báo cáo đầy đủ việc sử dụng hóa đơn thay thế khi cần thiết.
✉️ Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp vướng mắc trong việc sử dụng hóa đơn điện tử, hãy liên hệ ngay với cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín để được hỗ trợ chuyên sâu hotline/zalo 0868.246.333