Quy định về văn bản công chứng điện tử có hiệu lực từ 01/07/2025
Theo Điều 47 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, văn bản công chứng điện tử được quy định như sau:
Hình thức tạo lập:
Văn bản công chứng điện tử có thể được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử, theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến, được quy định tại Luật Công chứng, Nghị định này và pháp luật về giao dịch điện tử.Ngoài ra, văn bản công chứng giấy khi được chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật về giao dịch điện tử, có gắn chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng, cũng được công nhận là văn bản công chứng điện tử.
Dấu hiệu xác thực:
Văn bản công chứng điện tử bắt buộc phải có QR-Code, hoặc đường link, mã số, hoặc ký hiệu riêng khác để phục vụ việc tra cứu, kiểm tra tính xác thực của văn bản.Ký số của các bên:
Việc ký số của người tham gia giao dịch, người làm chứng và người phiên dịch trên văn bản công chứng điện tử phải được thực hiện dưới sự chứng kiến của công chứng viên. Trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu theo khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng thì có thể ký số mà không cần chứng kiến trực tiếp.Đánh số trang:
Văn bản công chứng điện tử phải được đánh số trang theo quy định tại khoản 1 Điều 51 Luật Công chứng.Sửa lỗi kỹ thuật:
Nếu cần sửa lỗi kỹ thuật, công chứng viên lập một trang văn bản riêng ghi rõ nội dung sửa lỗi. Trang sửa lỗi này phải có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, được đính kèm và luôn xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi tra cứu.Sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch:
Việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hoặc hủy bỏ giao dịch đã được công chứng điện tử phải tuân thủ quy định tại khoản 1 Điều 53 Luật Công chứng. Văn bản ghi nhận nội dung này phải được đính kèm và xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.
Sử dụng chữ ký số trong dịch vụ công chứng điện tử từ ngày 01/7/2025
Chính phủ đã ban hành Nghị định số 104/2025/NĐ-CP để hướng dẫn thực hiện Luật Công chứng. Nghị định này bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2025.
Theo Điều 50 của Nghị định, điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử được quy định cụ thể như sau:
Người tham gia giao dịch công chứng điện tử phải sử dụng chữ ký số công cộng do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp, theo đúng quy định pháp luật Việt Nam. Trong trường hợp sử dụng chữ ký số hoặc chứng thư chữ ký số của nước ngoài, thì các chữ ký số đó phải được công nhận tại Việt Nam, trừ khi pháp luật có quy định khác.
Tổ chức, cá nhân muốn tham gia giao dịch công chứng điện tử có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử. Ngoài ra, cũng có thể được xác thực và cấp chứng thư chữ ký số thông qua ứng dụng VNeID hoặc các ứng dụng khác đang được triển khai tại thời điểm tham gia giao dịch, để đảm bảo việc đồng bộ tài khoản và cấp chứng thư chữ ký số theo quy định pháp luật.
Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện việc đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử và bảo đảm tuân thủ đúng các quy định pháp luật liên quan.
Quy định về CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ từ ngày 01/07/2025
Điều 47. Văn bản công chứng điện tử
Văn bản công chứng điện tử được lập trực tiếp trên môi trường điện tử, thông qua quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến, theo quy định của Luật Công chứng, Nghị định này và các quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Ngoài ra, văn bản công chứng bằng giấy sau khi được chuyển đổi thành văn bản điện tử theo quy định, có chữ ký số của công chứng viên và của tổ chức hành nghề công chứng, cũng được công nhận là văn bản công chứng điện tử.
Văn bản công chứng điện tử bắt buộc phải có QR-Code, đường link, mã số hoặc dấu hiệu riêng khác để phục vụ việc tham chiếu và kiểm tra tính xác thực.
Việc ký số của người tham gia giao dịch, người làm chứng, người phiên dịch phải được thực hiện dưới sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu theo khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng.
Việc đánh số trang văn bản công chứng điện tử thực hiện theo khoản 1 Điều 51 Luật Công chứng.
Nếu văn bản công chứng điện tử có lỗi kỹ thuật, công chứng viên sẽ lập thêm một trang văn bản riêng ghi rõ nội dung sửa lỗi, có chữ ký số của công chứng viên và của tổ chức hành nghề công chứng. Trang sửa lỗi này được đính kèm và hiển thị cùng với văn bản công chứng điện tử khi tham chiếu.
Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hoặc hủy bỏ giao dịch đã công chứng điện tử, các văn bản đó được lập riêng, đính kèm và hiển thị cùng văn bản công chứng điện tử khi tham chiếu, theo khoản 1 Điều 53 Luật Công chứng.
Điều 48. Phạm vi giao dịch áp dụng công chứng điện tử
Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng cho mọi giao dịch dân sự.
Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng cho các giao dịch dân sự, trừ di chúc và các hành vi pháp lý đơn phương khác.
Cơ quan đại diện ngoại giao thực hiện công chứng điện tử với các giao dịch thuộc khoản 1 Điều 73 Luật Công chứng.
Điều 49. Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử
Tài khoản thực hiện công chứng điện tử của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức ngoại giao hoặc cơ quan đại diện ngoại giao phải được tạo lập trên nền tảng công chứng điện tử và tuân thủ quy định tại Điều 51 Nghị định này và các quy định pháp luật liên quan.
Chữ ký số sử dụng kèm dịch vụ cấp dấu thời gian phải do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy của Việt Nam cấp. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng cần đăng ký chữ ký số với Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
Tổ chức hành nghề công chứng phải đảm bảo điều kiện về máy tính, mạng internet, thiết bị điện tử và các yếu tố kỹ thuật khác phục vụ công chứng điện tử.
Việc cung cấp dịch vụ công chứng điện tử tại cơ quan đại diện ngoại giao căn cứ điều kiện thực tế của từng cơ quan.
Điều 50. Điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử
Người tham gia giao dịch sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp hoặc chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam, trừ khi pháp luật có quy định khác.
Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử hoặc xác thực, cấp chứng thư chữ ký số qua ứng dụng VNeID hoặc ứng dụng khác. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ người tham gia đăng ký và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Điều 51. Nền tảng công chứng điện tử và cổng tham chiếu dữ liệu
Nền tảng công chứng điện tử là hệ thống cho phép cung cấp và thực hiện công chứng điện tử, đáp ứng các yêu cầu sau:
Sử dụng tài khoản định danh điện tử của cá nhân mức độ tối thiểu 2 và tài khoản định danh điện tử của tổ chức.
Có giải pháp xác thực tài khoản định danh điện tử đạt mức độ 2 trở lên.
Đảm bảo lưu trữ, đối chiếu bản sao điện tử với bản chính.
Có công nghệ video call hỗ trợ công chứng viên xác minh và lưu hình ảnh người tham gia giao dịch.
Kết nối dữ liệu công chứng địa phương để cập nhật thông tin theo thời gian thực.
Sử dụng phần mềm ký số đáp ứng quy định pháp luật.
Cổng tham chiếu dữ liệu công chứng là điểm truy cập chính thức để tra cứu văn bản công chứng và dữ liệu công chứng.
Cơ sở dữ liệu công chứng, nền tảng công chứng điện tử và cổng tham chiếu phải đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thông tin cấp độ tối thiểu 3.
Tổ chức hành nghề công chứng sử dụng nền tảng và khai thác dữ liệu phải trả chi phí theo quy định pháp luật.
Điều 52. Quy trình công chứng điện tử trực tiếp
Người yêu cầu và công chứng viên thực hiện các bước theo khoản 1, khoản 2 Điều 43 Luật Công chứng.
Công chứng viên khởi tạo giao dịch gồm tài khoản của mình và người tham gia.
Công chứng viên tải văn bản giao dịch lên nền tảng công chứng điện tử.
Người yêu cầu tự đọc hoặc đề nghị công chứng viên đọc lại văn bản.
Sau khi đồng ý nội dung, người yêu cầu xuất trình giấy tờ để công chứng viên kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.
Công chứng viên xác thực nhân thân và chứng kiến ký số.
Công chứng viên kiểm tra chữ ký số, sau đó ký số và gắn dấu thời gian.
Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản, ký số, gắn dấu thời gian, thu phí và gửi văn bản cho người yêu cầu.
Hoàn tất việc ghi sổ, lưu hồ sơ công chứng điện tử.
Điều 53. Quy trình công chứng điện tử trực tuyến
Thực hiện các bước như Điều 52, thêm thiết lập cầu truyền hình trực tuyến.
Công chứng viên tại các điểm cầu cùng tham gia chứng kiến.
Các công chứng viên kiểm tra, xác nhận chữ ký số và cùng ký số.
Sau khi hoàn thành, tổ chức hành nghề công chứng ghi số, ký số, thu phí, gửi văn bản cho người yêu cầu và chia sẻ quyền truy cập với các điểm cầu.
Điều 54. Trách nhiệm tổ chức và công chứng viên
Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại do lỗi công chứng viên hoặc nhân viên gây ra.
Công chứng viên các điểm cầu cần thỏa thuận văn bản về phạm vi công việc, phân chia phí, trách nhiệm bồi thường và các vấn đề liên quan khác.
Quy định về chữ ký số của công chứng viên
Chữ ký số là công cụ bắt buộc để công chứng viên thực hiện công chứng điện tử. Theo quy định tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công chứng, công chứng viên phải sử dụng chữ ký số kèm dịch vụ cấp dấu thời gian do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy của Việt Nam cấp, phù hợp quy định pháp luật Việt Nam về chữ ký số và giao dịch điện tử.
Trước khi sử dụng chữ ký số để thực hiện công chứng điện tử, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký chữ ký số tại Sở Tư pháp nơi tổ chức đăng ký hoạt động. Chữ ký số của công chứng viên không chỉ bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và chống chối bỏ đối với văn bản công chứng điện tử mà còn là căn cứ pháp lý để xác định trách nhiệm của công chứng viên trong mọi giao dịch.
Ngoài ra, chữ ký số này được sử dụng để ký xác nhận các thao tác như: ký số văn bản công chứng, ký lời chứng, xác nhận việc sửa lỗi kỹ thuật, ký số văn bản sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hoặc chấm dứt giao dịch công chứng điện tử. Việc kiểm tra tính hợp lệ và xác thực chữ ký số trong quá trình công chứng là bước bắt buộc, bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia.
Cung cấp chữ ký số Viettel cho Công chứng viên và Văn phòng công chứng
Viettel là một trong những nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín hàng đầu tại Việt Nam, đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn pháp luật về an toàn, bảo mật và tính pháp lý. Dịch vụ chữ ký số Viettel dành riêng cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng giúp thực hiện công chứng điện tử nhanh chóng, minh bạch và hợp lệ.
Chữ ký số Viettel tích hợp dịch vụ cấp dấu thời gian và tương thích với các nền tảng công chứng điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP. Khi sử dụng chữ ký số Viettel, công chứng viên có thể ký số các loại văn bản công chứng điện tử như: hợp đồng, giao dịch, văn bản sửa đổi, bổ sung, biên bản chứng kiến ký số… đồng thời dễ dàng thực hiện lưu trữ và tra cứu dữ liệu.
Viettel hỗ trợ thủ tục đăng ký nhanh gọn, cung cấp thiết bị USB Token hoặc ký số từ xa, hướng dẫn kích hoạt chữ ký số, đăng ký chữ ký số tại Sở Tư pháp và kết nối với phần mềm công chứng. Ngoài ra, đội ngũ kỹ thuật Viettel luôn đồng hành, hỗ trợ 24/7 để bảo đảm quá trình sử dụng ổn định và thuận tiện nhất cho các văn phòng công chứng và công chứng viên.
Hãy liên hệ Hotline/Zalo 0868.246.333 để được tư vấn chi tiết, nhận ưu đãi và triển khai chữ ký số Viettel phục vụ hoạt động công chứng điện tử chuyên nghiệp, an toàn, đúng quy định pháp luật.